2026 is het jaar waarin e-facturatie in Europa doorbrak. In België is de uitwisseling van gestructureerde B2B-e-facturen via het Peppol-netwerk verplicht sinds 1 januari 2026. Frankrijk volgde op 1 september 2026, Duitsland en Spanje zijn in 2027 aan de beurt. Ook in Nederland, waar nog geen algemene B2B-verplichting geldt, krijgen steeds meer bedrijven met e-facturen te maken via hun Belgische, Franse of Duitse klanten en leveranciers.
Er wordt veel gesproken over formaten en platforms. Veel minder over wat er na de factuur gebeurt: de betaling. Toch koppelt e-facturatie facturen en overschrijvingen nauwer dan ooit, en de mededeling bij een SEPA-overschrijving wordt een belangrijk gegeven.
E-facturatie in Europa in één oogopslag
- België: gestructureerde B2B-e-facturen via Peppol verplicht sinds 1 januari 2026, voor alle btw-plichtige ondernemingen tegelijk.
- Frankrijk: sinds 1 september 2026 moeten alle bedrijven e-facturen kunnen ontvangen en moeten grote en middelgrote ondernemingen ze uitreiken; kmo's volgen op 1 september 2027.
- Duitsland: uitreiken verplicht vanaf 1 januari 2027 bij een omzet boven 800.000 €, vanaf 1 januari 2028 voor iedereen.
- Polen (KSeF, sinds februari/april 2026) en Italië (SDI, sinds 2019) gingen al voor.
- Nederland: nog geen algemene B2B-verplichting; de Europese ViDA-regels leggen e-facturatie op voor intracommunautaire handel vanaf 1 juli 2030.
De onderschatte link tussen e-factuur en betaling
Een e-factuur is gestructureerde data: factuurnummer, bedrag, vervaldatum, bankgegevens. Bedrijven die hun facturen zo verwerken, willen ook elke binnenkomende betaling automatisch aan de juiste factuur koppelen. In Frankrijk gaat de wetgever nog verder: dienstverleners moeten hun betalingsgegevens aan de belastingdienst melden (factuurnummer, datum van ontvangst, ontvangen bedrag per btw-tarief).
Met of zonder meldplicht: die koppeling staat of valt met de informatie die uw overschrijving meestuurt.
Waarom de mededeling nu cruciaal is
Wanneer u een leverancier betaalt, ziet die op zijn rekeninguittreksel een bedrag, uw naam… en de mededeling. Staat daar alleen „Betaling september” of „Factuur”, dan moet hij raden welke factuur u betaalt, handmatig afpunten, en stuurt hij misschien een herinnering voor een factuur die al betaald is.
Een overschrijving met „FACT 2026-0142” wordt daarentegen automatisch gekoppeld. Dat geldt in beide richtingen:
- Als u betaalt: vermeld bij batchbetalingen aan leveranciers altijd hun factuurnummer, of in België de gestructureerde mededeling die op hun factuur staat (bijvoorbeeld +++123/4567/89012+++).
- Als u int via SEPA-domiciliëring of incasso: zet uw eigen factuurnummer in de mededeling. Zo wordt uw afpunting bijna automatisch.
Waar zet u het factuurnummer in een SEPA XML-bestand?
In een overschrijvingsbestand (pain.001) of incassobestand (pain.008) reizen twee velden mee tot bij de begunstigde:
- De mededeling (veld
Ustrd): tot 140 tekens. De ideale plek voor een of meerdere factuurnummers, bijvoorbeeld „FACT 2026-0142 2026-0157”. - De end-to-endreferentie (veld
EndToEndId): tot 35 tekens, ongewijzigd doorgegeven aan de bank van de begunstigde. Handig voor een unieke ID per betaling.
Let op de tekenset: SEPA laat alleen letters zonder accenten, cijfers, spaties en enkele tekens toe (/ - ? : ( ) . , ' +). Tekens zoals _, # of & worden verwijderd. Kies dus liever factuurnummers als „FACT-2026-0142” dan „FACT_2026#142”.
Checklist: maak uw betalingen klaar voor e-facturatie
- Voeg een kolom „factuurnummer” toe aan uw Excel-lijst met leveranciersbetalingen en neem die over in de mededeling van elke overschrijving.
- Eén overschrijving per factuur waar mogelijk. Bundelt u meerdere facturen, vermeld dan alle nummers in de mededeling (binnen 140 tekens).
- Uniformeer uw eigen factuurnummers, zodat ze ongewijzigd door een SEPA-overschrijving komen.
- Controleer de bankgegevens op binnenkomende e-facturen voordat u ze in uw betaalbestand opneemt: een gewijzigd IBAN blijft het belangrijkste fraudekanaal.
- Aan de inningskant: automatiseer het afpunten tussen rekeninguittreksels en openstaande facturen.
Hoe EasyBankFlow u helpt
EasyBankFlow zet uw Excel- of CSV-bestand om in een SEPA XML-bestand dat u meteen bij uw bank kunt aanleveren: de kolom mededeling vult het veld Ustrd (140 tekens) en de referentiekolom het veld EndToEndId (35 tekens). Tekens die de standaard niet toelaat, worden automatisch opgeschoond, zodat uw bestand niet wordt geweigerd.
- Zet uw betaalbestand om naar SEPA XML (overschrijvingen pain.001 of incasso's pain.008);
- controleer uw IBAN's en vind de bijbehorende BIC's met de tool IBAN → BIC;
- controleer de structuur van uw bestand met de SEPA XML-validator.
Nog een deadline om niet te missen: gestructureerde adressen zijn verplicht in SEPA-bestanden vanaf 15 november 2026 voor betalingen buiten de EER.
FAQ
Verandert e-facturatie het formaat van mijn SEPA-overschrijvingen?
Nee. SEPA-overschrijvingen en -incasso's gebruiken nog steeds de formaten pain.001 en pain.008. Wat verandert, is het belang van de gegevens die u erin zet, vooral het factuurnummer in de mededeling.
Is een pdf-factuur per e-mail nog een e-factuur?
Nee. In de zin van de nieuwe regels is een e-factuur een gestructureerd bestand volgens de Europese norm EN 16931, zoals Peppol BIS. Een pdf volstaat in België voor B2B-facturen niet meer.
Ik zit in Nederland: moet ik al iets doen?
Er is nog geen algemene verplichting, maar zakendoen met Belgische of Franse klanten betekent vaak nu al e-facturen via Peppol. En een duidelijk factuurnummer in uw betalingen maakt het leven van uw partners hoe dan ook makkelijker.
Samengevat
E-facturatie houdt niet op bij de factuur: ze eindigt met een betaling die aan een precies factuurnummer gekoppeld moet kunnen worden. Wie dat nummer systematisch in de mededeling van zijn SEPA-overschrijvingen en -incasso's zet, bespaart tijd bij het afpunten en is klaar voor de volgende deadlines.