In gut drei Monaten ist es so weit: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen in Deutschland mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Empfangen können müssen alle Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Und Deutschland ist nicht allein: Frankreich hat am 1. September 2026 umgestellt, Belgien und Polen Anfang 2026.
Diskutiert wird vor allem über Formate (XRechnung, ZUGFeRD) und Software. Viel seltener geht es um das, was nach der Rechnung kommt: die Zahlung. Dabei verbindet die E-Rechnung Rechnungen und Überweisungen enger als je zuvor, und der Verwendungszweck einer SEPA-Überweisung wird zu einer wichtigen Information.
Die E-Rechnungspflicht in Europa im Überblick
- Deutschland: Empfang seit 1.1.2025 Pflicht; Ausstellung ab 1.1.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1.1.2028 für alle.
- Frankreich: seit 1.9.2026 Empfangspflicht für alle Unternehmen und Ausstellungspflicht für große und mittlere Unternehmen; KMU folgen am 1.9.2027.
- Belgien: strukturierte B2B-E-Rechnungen über Peppol seit 1.1.2026 Pflicht.
- Polen: das KSeF-System gilt seit Februar bzw. April 2026.
- Italien: B2B-E-Rechnung über SDI seit 2019.
- EU (ViDA): E-Rechnung und digitale Meldung für innergemeinschaftliche Umsätze ab 1.7.2030.
Die unterschätzte Verbindung zwischen E-Rechnung und Zahlung
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz: Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Bankverbindung. Unternehmen, die ihre Rechnungen so verarbeiten, wollen auch jeden Zahlungseingang automatisch der richtigen Rechnung zuordnen. In Frankreich geht der Gesetzgeber noch weiter: Dienstleister müssen der Finanzverwaltung ihre Zahlungsdaten melden (Rechnungsnummer, Zahlungsdatum, vereinnahmter Betrag je Steuersatz).
Ob mit oder ohne Meldepflicht: Die Zuordnung steht und fällt mit der Information, die Ihre Überweisung mitbringt.
Warum der Verwendungszweck jetzt entscheidend ist
Wenn Sie einen Lieferanten bezahlen, sieht er auf seinem Kontoauszug einen Betrag, Ihren Namen … und den Verwendungszweck. Steht dort nur „Zahlung September“ oder „Rechnung“, muss er raten, welche Rechnung gemeint ist, manuell abgleichen und mahnt womöglich eine Rechnung an, die längst bezahlt ist.
Eine Überweisung mit „RE 2026-0142“ wird dagegen automatisch zugeordnet. Das gilt in beide Richtungen:
- Wenn Sie zahlen: Geben Sie bei Sammelüberweisungen an Lieferanten immer deren Rechnungsnummer an. Das erleichtert deren Buchhaltung und erspart Ihnen unnötige Mahnungen.
- Wenn Sie einziehen: Setzen Sie bei SEPA-Lastschriften Ihre eigene Rechnungsnummer in den Verwendungszweck. So wird Ihr Zahlungsabgleich nahezu automatisch.
Wo gehört die Rechnungsnummer in die SEPA-XML-Datei?
In einer Überweisungsdatei (pain.001) oder Lastschriftdatei (pain.008) gelangen zwei Felder bis zum Zahlungsempfänger:
- Der Verwendungszweck (Feld
Ustrd): bis zu 140 Zeichen. Der ideale Platz für eine oder mehrere Rechnungsnummern, z. B. „RE 2026-0142 2026-0157“. - Die Ende-zu-Ende-Referenz (Feld
EndToEndId): bis zu 35 Zeichen, wird unverändert an die Bank des Empfängers weitergegeben. Praktisch für eine eindeutige ID pro Zahlung.
Achten Sie auf den Zeichensatz: SEPA erlaubt nur Buchstaben ohne Umlaute und Akzente, Ziffern, Leerzeichen und einige Sonderzeichen (/ - ? : ( ) . , ' +). Zeichen wie _, # oder & werden entfernt. Verwenden Sie also lieber Rechnungsnummern wie „RE-2026-0142“ statt „RE_2026#142“.
Checkliste: Zahlungen fit für die E-Rechnung machen
- Ergänzen Sie eine Spalte „Rechnungsnummer“ in Ihrer Excel-Liste für Lieferantenzahlungen und übernehmen Sie sie in den Verwendungszweck jeder Überweisung.
- Eine Überweisung pro Rechnung, wo immer möglich. Wenn Sie mehrere Rechnungen bündeln, nennen Sie alle Nummern im Verwendungszweck (innerhalb von 140 Zeichen).
- Vereinheitlichen Sie Ihre eigenen Rechnungsnummern, damit sie eine SEPA-Überweisung unverändert überstehen.
- Prüfen Sie die Bankverbindung auf eingehenden E-Rechnungen, bevor Sie sie in Ihre Zahlungsdatei übernehmen: Eine geänderte IBAN ist nach wie vor das Betrugsrisiko Nummer eins.
- Auf der Einzugsseite sollten Sie den Abgleich zwischen Kontoauszügen und offenen Posten automatisieren.
So unterstützt Sie EasyBankFlow
EasyBankFlow wandelt Ihre Excel- oder CSV-Datei in eine SEPA-XML-Datei um, die Sie direkt bei Ihrer Bank hochladen können: Die Spalte für den Verwendungszweck füllt das Feld Ustrd (140 Zeichen), die Referenzspalte das Feld EndToEndId (35 Zeichen). Vom Standard nicht erlaubte Zeichen werden automatisch bereinigt, damit Ihre Datei nicht abgelehnt wird.
- Wandeln Sie Ihre Zahlungsdatei in SEPA-XML um (Überweisungen pain.001 oder Lastschriften pain.008);
- prüfen Sie Ihre IBANs und ermitteln Sie die zugehörigen BICs mit dem Tool IBAN → BIC;
- überprüfen Sie die Struktur Ihrer Datei mit dem SEPA-XML-Validator.
Eine weitere Frist: Ab dem 15. November 2026 sind strukturierte Adressen in SEPA-Dateien Pflicht für Zahlungen außerhalb des EWR.
FAQ
Ändert die E-Rechnung das Format meiner SEPA-Überweisungen?
Nein. SEPA-Überweisungen und -Lastschriften nutzen weiterhin die Formate pain.001 und pain.008. Was sich ändert, ist die Bedeutung der Angaben darin, vor allem der Rechnungsnummer im Verwendungszweck.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail noch eine E-Rechnung?
Nein. Im Sinne der neuen Regeln ist eine E-Rechnung ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine reine PDF-Datei gilt als „sonstige Rechnung“ und ist im B2B-Bereich nur noch während der Übergangsfristen zulässig.
Mein Umsatz liegt unter 800.000 €: Betrifft mich das schon?
Beim Empfang ja, denn E-Rechnungen müssen Sie bereits annehmen können. Die Ausstellungspflicht gilt für Sie ab dem 1. Januar 2028. Es lohnt sich trotzdem, schon jetzt die Rechnungsnummer konsequent in Ihre Zahlungen aufzunehmen.
Fazit
Die E-Rechnung endet nicht bei der Rechnung, sondern bei der Zahlung, und die muss einer konkreten Rechnungsnummer zugeordnet werden können. Wer diese Nummer konsequent in den Verwendungszweck seiner SEPA-Überweisungen und -Lastschriften schreibt, spart Zeit beim Abgleich und ist bestens für die Frist 2027 gerüstet.