L'Italia ha fatto da apripista: la fattura elettronica B2B tramite SDI è obbligatoria dal 2019. Nel 2026 il resto d'Europa ha accelerato: Belgio (gennaio), Polonia (febbraio) e soprattutto Francia, che ha avviato l'obbligo il 1° settembre 2026. Germania e Spagna seguiranno nel 2027. Per le imprese italiane che lavorano con clienti e fornitori esteri, cambia quindi anche il modo di scambiare fatture oltre confine.
Si parla molto di formati e piattaforme. Molto meno di ciò che avviene dopo la fattura: il pagamento. Eppure la fattura elettronica lega fatture e bonifici più che mai, e la causale di un bonifico SEPA diventa un dato importante.
La fattura elettronica in Europa in sintesi
- Italia: fattura elettronica B2B tramite SDI obbligatoria dal 2019.
- Belgio: e-fatture B2B strutturate tramite la rete Peppol obbligatorie dal 1° gennaio 2026.
- Polonia: il sistema KSeF si applica dal febbraio/aprile 2026.
- Francia: dal 1° settembre 2026 tutte le imprese devono poter ricevere fatture elettroniche e le grandi e medie imprese devono emetterle; le PMI dal 1° settembre 2027.
- Germania: emissione obbligatoria dal 1° gennaio 2027 per le imprese con fatturato superiore a 800.000 €, per tutte dal 2028.
- Spagna: requisiti VeriFactu per i software di fatturazione dal 1° gennaio 2027 (società) e dal 1° luglio 2027 (autonomi).
- UE (ViDA): fattura elettronica e comunicazione digitale per le operazioni intracomunitarie dal 1° luglio 2030.
Il legame sottovalutato tra fattura elettronica e pagamento
Una fattura elettronica è un insieme di dati strutturati: numero di fattura, importo, scadenza, coordinate bancarie. Le imprese che gestiscono così le fatture vogliono anche riconciliare automaticamente ogni incasso con la fattura corrispondente. In Francia il legislatore va oltre: i prestatori di servizi devono comunicare all'amministrazione fiscale i propri dati di incasso (numero di fattura, data di incasso, importo incassato per aliquota IVA).
Con o senza obbligo di comunicazione, la riconciliazione dipende dalle informazioni che accompagnano il vostro bonifico.
Perché la causale dei bonifici ora è decisiva
Quando pagate un fornitore, sul suo estratto conto compaiono un importo, il vostro nome… e la causale. Se riporta solo «Pagamento settembre» o «Fattura», dovrà indovinare quale fattura state saldando, riconciliarla a mano, e magari vi solleciterà per una fattura già pagata.
Un bonifico con causale «FT 2026-0142», invece, viene riconciliato automaticamente. E vale in entrambe le direzioni:
- Quando pagate i fornitori con bonifici cumulativi, indicate il loro numero di fattura: facilitate la loro riconciliazione (e, in Francia, la loro comunicazione dei dati di incasso) ed evitate solleciti inutili.
- Quando incassate con addebiti diretti SEPA (SDD), inserite il vostro numero di fattura nella causale: la vostra riconciliazione bancaria diventa quasi automatica.
Dove inserire il numero di fattura in un file XML SEPA?
In un file di bonifici (pain.001) o di addebiti diretti (pain.008), due campi arrivano fino alla controparte:
- La causale (campo
Ustrd): fino a 140 caratteri. È il posto ideale per uno o più numeri di fattura, ad esempio «FT 2026-0142 2026-0157». - Il riferimento end-to-end (campo
EndToEndId): fino a 35 caratteri, trasmesso invariato alla banca del beneficiario. Utile per un identificativo univoco per pagamento.
Attenzione al set di caratteri: lo standard SEPA ammette solo lettere non accentate, cifre, spazi e alcuni simboli (/ - ? : ( ) . , ' +). Caratteri come _, # o & vengono eliminati. Meglio quindi numeri di fattura come «FT-2026-0142» piuttosto che «FT_2026#142».
Checklist: preparate i vostri pagamenti alla fattura elettronica
- Aggiungete una colonna «numero fattura» al vostro Excel dei pagamenti fornitori e riportatela nella causale di ogni bonifico.
- Un bonifico per fattura, quando possibile. Se raggruppate più fatture, elencate tutti i numeri nella causale (entro 140 caratteri).
- Uniformate la numerazione delle vostre fatture, così che passi intatta attraverso un bonifico SEPA.
- Verificate le coordinate bancarie delle fatture ricevute prima di inserirle nel file di pagamento: un IBAN modificato resta il primo veicolo di frode.
- Sul lato incassi, automatizzate la riconciliazione tra estratti conto e partite aperte.
Come vi aiuta EasyBankFlow
EasyBankFlow trasforma il vostro file Excel o CSV in un file XML SEPA pronto da caricare in banca: la colonna causale alimenta il campo Ustrd (140 caratteri) e la colonna riferimento il campo EndToEndId (35 caratteri). I caratteri non ammessi dallo standard vengono ripuliti automaticamente, così il vostro file non viene rifiutato.
- Convertite il vostro file di pagamenti in XML SEPA (bonifici pain.001 o addebiti pain.008);
- controllate gli IBAN e trovate i BIC corrispondenti con lo strumento IBAN → BIC;
- verificate la struttura del file con il validatore XML SEPA.
Un'altra scadenza da non perdere: l'indirizzo strutturato diventa obbligatorio nei file SEPA dal 15 novembre 2026 per i pagamenti al di fuori del SEE.
Domande frequenti
La fattura elettronica cambia il formato dei miei bonifici SEPA?
No. Bonifici e addebiti diretti SEPA continuano a usare i formati pain.001 e pain.008. Cambia l'importanza delle informazioni che vi inserite, in particolare il numero di fattura nella causale.
Uso già lo SDI: cosa cambia per me?
Per le fatture italiane nulla. Ma se fatturate o pagate imprese francesi, belghe o, dal 2027, tedesche, i vostri partner lavorano ormai con e-fatture strutturate e si aspettano pagamenti facili da riconciliare.
Devo inserire il numero di fattura anche negli addebiti diretti?
È fortemente consigliato: il vostro cliente vede la causale sul proprio estratto conto e capisce subito a quale fattura si riferisce l'addebito, riducendo contestazioni e richieste di rimborso.
In sintesi
La fattura elettronica non si esaurisce con la fattura: si conclude con un pagamento che deve poter essere collegato a un numero di fattura preciso. Indicando sistematicamente quel numero nella causale dei vostri bonifici e addebiti SEPA, risparmiate tempo nella riconciliazione e siete pronti per le prossime scadenze europee.